Эффект офис - Система электронного документооборота Система электронного документооборота
Russian    English    Germany    Sweden    

Продукты
   Effect Office™ - это...
   Описание системы
   Успешные проекты
   Авторские права
   Новости
   Награды и дипломы
Для пользователей
   Презентации
   Сравнение версий
   Цены на продукты
   Заказ демонстраций
   Как стать пользователем
   Представительства
   Список клиентов
   Нам пишут...
   Вопросы-ответы
   Сервисные услуги
Для партнеров
   Наши предложения
  
О компании
   Команда
   Вакансии
   Как нас найти
   Партнеры сайта
Rambler's Top100 Rambler's Top100

Вопросы-ответы
Возможно ли использование различных Windows приложений MS Office?
     Возможна полная интеграция с приложениями Word, Excel, за счет встраиваемого пункта меню и панели инструментов.

Как лечить архив "Эффект Офис” от вирусов?
     Есть два способа.
     Первый - это функция сервера ЭО, в которой задаются необходимые параметры, в результате чего каждый документ (или версия документа) вносимый в базу автоматически проверяется на вирусы.
     Второй - специальная программа, интегрирующаяся с любой антивирусной программой (имеющейся у Вас) и позволяющая проверять и лечить от вирусов архив целиком. Для ее получения надо обращаться к продавцам (поставщикам) или разработчикам.

Что делать, если запаздывает информация о появлении новых заданий в Рабочем портфеле, либо нет своевременного отображения информации о взятии документа из библиотеки?
     Документ выделяется значком “взят” или вообще “обновление экрана” происходит при обращении к серверу, или каждые 5 мин., или при нажатии кнопки F5. Это связано с обеспечением возможной минимизации запросов к серверу.

Возможно ли, назначение доступа пользователям на уровне рубрик?
     Да.

Возможен ли поиск документов «по дереву» разделов/рубрик?
     В окне Поиск (вкладка Дополнительно) можно выбрать в каком разделе будет производиться поиск. По нескольким разделам одновременно поиск пока не производится.

Существует ли возможность сохранения шаблонов поиска и отчета?
     Да.

Возможно ли создание и ведение новых классификаторов (атрибуты и значения) для документов?
     Да, имеется возможность создания неограниченного количества пользовательских атрибутов, их замены и удаления. Но правами ведения атрибутов могут пользоваться только пользователи-менеджеры.

Можно ли использовать приложение “Эффект Графика” для распознавания текстов?
     “Эффект Графика” – приложение, позволяющее работать с отсканированной информацией как с графическими объектами. Распознаванием занимается Fine Reader

Для чего используются связи и указатели приоритетности сотрудников на схеме предприятия?
     Схема и связи являются вспомогательным (информационным) материалом для администратора, т.к. до установки системы ему необходимо тщательно продумать все детали организационной структуры фирмы.

Можно ли использовать в "Эффект Офисе” защиту посредством электронного ключа?
     Нет.

Возможна ли адаптация системы “Эффект Офис” в соответствии с требованиями предприятия имеющимися в системе механизмами?
     В программу включены удобные средства адаптации системы к требованиям клиента. К ним относятся: все возможности, предоставляемые программой "Администратор ЭО" (создание и настройка разделов, учетных записей пользователей, схемы предприятия, прав доступа к разделам и т. д.) и функции пользовательской оболочки (настройка атрибутов, шаблонов, способов регистрации документов, создание структуры рубрик и т. п.).

Существуют ли ограничения на количество вносимых документов, либо на число создаваемых в системе пользователей?
     Ограничения основаны на подсчете объектов системы. Объектом в рамках ЭО являются пользователи, разделы, атрибуты и документы (существующие в разделах и удаленные в корзину администратора). Максимальное количество разделов в рабочих версиях 256, максимальное число вложенности рубрик 32.

Как работает сетевая версия в разнородных сетях?
     Работа в разнородных сетях происходит корректно, т. к. обмен информацией между клиентом и сервером ЭО осуществляется на 4-ом (транспортном) уровне по семиуровневой модели OSI. Единственное ограничение накладывает то, что и клиент, и сервер ЭО должны функционировать под управлением ОС MS Windows.

Как реализуется защита информации? Каков защищенный формат данных?
     Защита информации реализована путем шифрования всех документов, поступающих в библиотеку ЭО. Алгоритм шифрования и соответственно внутренний формат хранения данных является разработкой нашей фирмы. Кроме того, защита реализована на уровне запросов пользователей к содержимому разделов в соответствии с назначенным уровнем доступа.

Реализована ли поддержка открытых программных средств?
     Нет.

Что представляет собой «документ» системы “Эффект Офис”? Где храниться карточка документа и сам файл? Может ли документ состоять из нескольких файлов?
     Документ ЭО - это файл, внесенный в библиотеку ЭО. Вносить можно файлы любых типов. Соответствие расширения файла и используемого для его просмотра/редактирования приложения ЭО определяет автоматически по реестру Windows.
     После подключения файла он шифруется и сжимается внутренними средствами ЭО, на него заводится карточка. Документы в таком виде хранятся в подкаталоге TEXT корневого каталога сервера ЭО. Содержимое карточек документов (т. н. картотека) хранится в файле OFFEX.GDB в подкаталоге DATA корневого каталога сервера ЭО.
     Формально одному документу соответствует один файл, но некоторые приложения (например MS Word, MS Excel и другие) позволяют хранить в одном файле несколько других в виде внедренных объектов. Если подготовленный с использованием таких возможностей приложения файл внести в библиотеку ЭО, то он станет документом ЭО, содержащим несколько файлов. Однако фактически это будет один файл, содержащий несколько объектов файлового типа.

Что делать, если администратор системы “Эффект Офис” забыл свой пароль (пароль входа в admin.exe)?
     Существует единственное решение - прислать файл offex.gdb в службу технической поддержки ЭО по e-mail: support@icc.spb.su. Разработчики расшифруют пароль и сообщат его Вам.

При открытии документа MS Word из библиотеки “Эффект Офиса” MS Word выдает диалог с сообщением «Некорректный макрос Tmp DDE» (текст сообщения может быть несколько иным, но обязательно присутствует имя «Tmp DDE») и двумя кнопками - «ОК» или «Отмена». При нажатии на любую из них в MS Word загружается новый пустой документ, требуемый документ не открывается.
     ПРИЧИНАКонфликт макросов интеграции ЭО со служебным макросом Tmp DDE.РЕШЕНИЕ1. В MS Word открыть меню Сервис->Макрос->Макросы...2. В появившемся окне находится список доступных макросов. Выделить мышью в списке макрос с названием "Tmp DDE" и нажать кнопку "Удалить". После удаления закрыть окно со списком макросов.3. Закрыть MS Word.4. Повторить операцию открытия документа из ЭО.ПРИМЕЧАНИЕУдаление макроса "Tmp DDE" не имеет негативных последствий для работы компьютера.

Как сменить сервер?
     После удачного подключения к серверу, при последующих запусках клиенты Эффект Офис будут обращаться к тому же серверу. Для того чтобы запретить автоматическое подключение к серверу при запуске, необходимо в момент отображения начального окна заставки нажать клавишу <Shift>. В этом случае автоматического подключения к серверу не произойдет и можно будет указать другой путь.

При загрузке сервера “Эффект Офис”, когда процесс перестроения поисковых индексных файлов доходит до 100%, сервер “Эффект Офис” зависает и не отвечает на системные запросы.
     ПРИЧИНАОшибка в индексных файлах, возникающая из-за неисправности винчестера (наиболее вероятно) или нарушений в работе операционной системы во время индексации.РЕШЕНИЕ1. Перезагрузите компьютер.2. Удалите все файлы, кроме файла OFFEX.GDB, из каталога DATA (этот каталог находится в корневом каталоге сервера ЭО).3. Перезапустите сервер ЭО.Далее рекомендуется проверить винчестер программой ScanDisk.

Как перенести существующую базу документов на другой носитель?
1. Закрыть сервер ЭО
2. Сделать резервную копию папок DATA и TEXT
3. Создать папку в которой будут храниться документы, на новом носителе
4. Перенести все папки из каталога TEXT, сервера ЭО, в только что созданную папку
5. На сервере ЭО, выбрать пункт меню "Менеджер библиотек"
6. В появившемся окне открыть свойства "Основной" библиотеки и указать "Каталог библиотеки" - только что созданную папку
7. Запустить сервер ЭО и попробовать считать любой документ
P.S. В случае сбоя на сервере ЭО, после первого запуска обязательно проверить свойства "основной" библиотеки (может измениться путь).

Как произвести резервное копирование?
     Для осуществления резервного копирования в сервере Эффект Офис существует соответствующая команда в меню Файл. После ее запуска появляется окно Резервное копирование, в котором необходимо указать путь, по которому будет проводиться копирование (для удобства можно воспользоваться кнопкой Поиск).После завершения работы Сервера, появляется окно визуального контроля над процессом копирования, с возможностью остановки.

Возможно ли резервное копирование архива “Эффект Офис” при загруженном сервере “Эффект Офис”?
     Нет, в случае если резервное копирование вызывается при загруженном сервере копируется только библиотека (каталог Text), т.е. все документы системы, а картотека (каталог Data) – нет.

Как произвести обновление сетевой версии “Эффект Офис”?
     Перед началом обновления необходимо выполнить следующие действия:
- Произвести резервное копирование БД Эффект офис
- Отключить от Сервера Эффект Офис все клиентские места
- Произвести обновление Сервера и его регистрацию.
     Для автоматического обновления Эффект Офис на клиентских местах, администратору необходимо, после обновления Сервера, записать дистрибутив в какой-нибудь каталог компьютера на котором находится серверная часть, и предоставить этот каталог в совместное использование с именем ресурса OFFEX_SETUP$.При запуске клиентской части, Эффект Офис определит изменение версии сервера Эффект Офис и предложит обновить клиентскую часть. Дистрибутив с новой версией Эффект Офис будет искаться на серверном компьютере по указанному выше имени ресурса.
     Обратите внимание на особенности перехода на версию 2.7+ !
     Для осуществления корректного перехода на версию 2.7+ в дистрибутив включена специальная программа UPDATE.EXE. Эта программа должна быть скопирована в директорию, в которой находится файл CONSERV.EXE, и запущена перед началом обновления клиентских мест. Программа UPDATE.EXE должна оставаться запущенной пока не произойдет обновление всех клиентских мест.
     Автоматическое обновление клиентских мест при переходе на версию 2.7+ осуществляется также, с использованием каталога OFFEX_SETUP$. (см. выше).
     После обновления всех клиентских мест программа UPDATE.EXE должна быть закрыта, ресурс GEOX$ удалён и больше в процессе работы системы версии 2.7+ этот ресурс не нужен.
     Примечание: При переходе на версию 2.7+ конфигурация окон на клиентских местах не сохраняется, поэтому клиенту надо при первом входе в систему заново осуществить эти настройки.
     Описанные выше особенности связаны с тем, что, начиная с версии 2.7, разработчиками был изменен внутрисистемный обмен. Для организации внутреннего обмена, так же как и внешнего, используется протокол TCP/IP.

Может ли сетевая версия “Эффект Офис” работать в ЛВС, построенной на основе ОС Novell NetWare 4? Как в этом случае проводится установка и настройка?
     В случае установленной сети Novell NetWare необходимо установить поддержку (клиента для сетей) сетей Microsoft на каждом ПК, где используется "Эффект Офис".

 
  Copyright © 1998-2009 Effect Office™
offex@effectoffice.com
Webmaster